Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

HEH – Hyvän elämän hautomo, Good Life Think and Do Tank ry
(Y-tunnus: 3599345-2)

Kotipaikka: Helsinki

HEH:n jäsenet ovat henkilöjäseniä. Yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpitäminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä.

Henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa voit ottaa yhteyttä yhdistyksen hallitukseen: board@hehthinktank.com

2. Rekisterin nimi

HEH – Hyvän elämän hautomo, Good Life Think and Do Tank ry:n jäsenrekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

● jäsenyyksien hallinnointi
● jäsenviestintä, kuten kokouskutsut, tapahtumat ja tiedotteet
● yhdistyslain mukaisten lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ovat:

● sopimuksen täytäntöönpano (jäsenyyssuhde)
● rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (yhdistyslaki)
● rekisteröidyn suostumus vapaaehtoisten tietojen käsittelyyn; suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot:
● nimi
● kotikunta
● sähköpostiosoite
● jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä

Vapaaehtoisesti annettavat tiedot:
● puhelinnumero
● osallistuminen työryhmätoimintaan
● kiinnostuksen kohteet yhdistyksen toiminnassa

Yhdistys ylläpitää lain edellyttämää jäsenluetteloa. Jäsenyyden hallinnoimiseksi tarvittavat tiedot, eli nimi, kotikunta ja sähköpostiosoite, ovat välttämättömiä jäsenyyden käsittelemiseksi. Ilman näitä tietoja jäsenhakemusta ei voida käsitellä.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan suoraan jäseneltä jäsenhakemuslomakkeen kautta.

6. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman lainmukaista perustetta.

Jäsenviestinnässä käytetään Google Workspace -palvelua (Google). Palvelun teknisen toteutuksen vuoksi henkilötietoja voidaan käsitellä myös EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Mahdolliset henkilötietojen siirrot toteutetaan sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja asianmukaisia suojatoimia käyttäen.

7. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään jäsenyyden ajan.

Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kaksi (2) vuotta, minkä jälkeen ne poistetaan.

Kirjanpitoon liittyviä tietoja säilytetään Suomen kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyllä on oikeus:
● saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
● tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
● pyytää virheellisten tietojen oikaisemista
● pyytää henkilötietojensa poistamista silloin, kun niiden käsittelylle ei ole lainmukaista perustetta
● pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa
● tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Suomessa tietosuojan valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.

9. Tietojen suojaus

Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti.

Tiedot säilytetään sähköisissä järjestelmissä, joihin pääsy on rajattu.

Jäsenrekisteriin on pääsy vain niillä yhdistyksen hallituksen jäsenillä, joille se on heidän tehtäviensä hoitamiseksi tarpeen.

10. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Yhdistys voi tarvittaessa päivittää tätä tietosuojaselostetta.